Cómo calcular el retorno de la inversión de la automatización en su despacho

La automatización debe pagarse sola. Antes de invertir en cualquier proyecto, debería poder estimar cuánto vale, y después debería poder comprobar si cumplió. Este es el marco que usamos con las firmas. Es deliberadamente simple, porque las estimaciones simples son más fáciles de verificar.

Paso 1: Mida las horas que tiene hoy

Elija un proceso, como la recopilación de documentos. Estime, por temporada:

• Volumen: cuántas veces ocurre (por ejemplo, 600 clientes).
• Tiempo por caso: minutos totales del personal por cliente en solicitar, perseguir, archivar y responder preguntas de estado (por ejemplo, 45 minutos).

600 clientes × 45 minutos = 450 horas por temporada. Pregunte a quienes hacen el trabajo. Sus estimaciones suelen estar más cerca de la realidad que las de un socio.

Paso 2: Estime qué parte puede asumir la automatización

Muy pocos procesos se pueden automatizar por completo, y las excepciones humanas importan. Para una automatización bien diseñada, una estimación realista suele estar entre un tercio y dos tercios del tiempo, según el proceso. Use una cifra conservadora. Si se elimina el 50% de esas 450 horas, son 225 horas.

Paso 3: Ponga valor a las horas

Use el costo total de quienes hacen el trabajo: salario más impuestos, prestaciones, licencias de software y gastos generales. Si eso equivale a $55 por hora, 225 horas valen unos $12,400 por temporada en costo directo.

Esa es la visión conservadora. La visión completa pregunta a qué se reasignan esas horas. Si el tiempo liberado le permite atender 40 declaraciones más a $600 cada una sin contratar, son $24,000 de ingresos nuevos. Si significa no contratar a un temporal, el ahorro es el costo completo de esa contratación.

Paso 4: Compárelo con el costo total

Incluya la tarifa de implementación, el costo mensual y el tiempo interno dedicado a capacitación y pruebas. Analice la recuperación en 12 a 24 meses, no solo en la primera temporada, porque los costos de implementación se concentran al inicio y los ahorros se repiten cada año.

Paso 5: Cuente lo que no cabe en una hoja de cálculo

Algunos de los beneficios más importantes son difíciles de valorar: menos plazos incumplidos, menos agotamiento, entregas más rápidas, mejores datos para conversaciones de asesoría y una firma a la que es más fácil atraer talento. No infle las cifras para incluirlos, pero tampoco los ignore.

Paso 6: Mida después

Decida antes del lanzamiento cómo medirá el éxito: horas registradas en el proceso, tiempos de entrega, número de seguimientos a clientes o declaraciones por preparador. Compare una temporada antes y después. Si una automatización no rinde, corríjala o apáguela.